Vacature: Administratief bediende & onthaal

Functieomschrijving

Jobgerelateerde competenties

• Telefonisch en fysiek onthaal: Klanten en leveranciers professioneel te woord staan en gericht doorverwijzen.
• Agendabeheer: Afspraken inplannen voor opmeters, techniekers of de toonzaalbezoeken.
• Dossieropvolging: Administratieve ondersteuning bieden bij offertes, bestellingen en de facturatie van ramen en deuren.
• Gegevensverwerking: Klantgegevens, technische specificaties en bestellingen accuraat invoeren in het ERP-systeem.
• Post- en mailbeheer: De algemene mailbox beheren, mails prioriteren en zorgen voor een vlotte schriftelijke communicatie.
• Kennis van de sector: Basiskennis opbouwen over materialen (PVC, aluminium, hout) om klanten in de eerste lijn te kunnen informeren.
• Voorraadbeheer kantoormateriaal: Zorgen dat de administratieve benodigdheden voor de backoffice en de toonzaal op peil blijven.
• Klachtenbehandeling: Klachten of serviceaanvragen op een rustige en oplossingsgerichte manier registreren en opvolgen.

Persoonsgebonden competenties

• Klantgerichtheid: Een warm welkom bieden en de noden van de klant centraal stellen.
• Communicatieve vaardigheden: Zowel mondeling als schriftelijk helder en vriendelijk kunnen communiceren.
• Zin voor nauwkeurigheid: Foutloos gegevens invoeren (een klein foutje in de afmetingen kan grote gevolgen hebben).
• Plannen (= ordenen): Meerdere taken tegelijkertijd kunnen managen en de juiste prioriteiten stellen in een drukke omgeving.
• Discreet en integer: Omgaan met vertrouwelijke klantgegevens en bedrijfsformatie.
• Stressbestendigheid: Rustig blijven tijdens piekmomenten, bijvoorbeeld wanneer de telefoon rinkelt terwijl er klanten in de toonzaal staan.
• Teamplayer: Nauw samenwerken met de verkopers, projectleiders en de planners.
• Leervermogen: Snel nieuwe softwarepakketten en de technische details van het productgamma aanleren.